グラレコをお願いしたいけど、どうしたらいいの？依頼のポイントと流れをお伝えします！

2024 6/10

2024年3月19日 2024年6月10日

みーちゃん

絵も描く体育会系戦略型クリエイターのみーちゃんです！
肩書きをいい感じのにしようと思ったんですが、モリモリすぎて訳わかんないゲテモノが完成しました！

みなさんグラレコ（グラフィックレコーディング）を知っていますか？

近年、グラレコは対話の可視化によってコミュニケーションを円滑にする技法として注目されてきています。今では企業や自治体の中での話し合いの場でグラレコがどんどん取り入れられているようになりました。

それらグラレコを描く人を「グラフィックレコーダー」と呼ばれています。

私もデザイナーの傍で、グラフィックレコーダーとして活動させていただいております。

基本的には、社内のグラフィックレコーダーが描くことが多いのですが、社内にグラフィックレコーダーがいない場合は外部の人にご依頼するしかありません。

その際に、私もグラフィックレコーダーという立場から見て、

どのように依頼すればいいのか？
どう伝えたら何を伝えたらいいのか？

など、依頼する時のポイントを考えてお伝えしていきたいと思います〜！

グラレコと効果について

グラレコって？

グラフィックレコーディング（グラレコ)は、会議やイベントの内容をリアルタイムでビジュアル化する技術です。専門のグラフィックレコーダーが、参加者の発言やアイディアを図やイラスト、テキストを使ってホワイトボードや模造紙、iPadなどに描き出します。このビジュアル化された記録は、会議の内容を一目で理解しやすくし、参加者全員が同じ情報を共有できるようにするのです。

グラレコの主な効果

視覚的な理解の促進

グラレコは複雑な内容を視覚的に表現するため、参加者全員が内容を理解しやすくなります。

記憶の定着

ビジュアル化された情報は記憶に残りやすく、会議後も参加者が内容を振り返りやすくなります。

発言の活性化

自分の意見が可視化されることで、参加者は発言しやすくなり、会議が活発になります。

合意形成の促進

全員が同じ情報を共有できるため、意思決定がスムーズに進みます。

みーちゃん

グラレコについての詳しい内容はこちらの記事をどうぞ！

グラフィックレコーダーへの効果的な依頼方法

みーちゃん

次にグラフィックレコーダー依頼する時のポイントをご紹介します！

1.目的を明確にする

グラレコの依頼するときは、なぜグラレコを使いたいのか目的を共有をすると、グラフィックレコーダーが提案しやすくなります。

例えば、

会議やワークショップなどの参加者の意識を統一させて、意見を出しやすい雰囲気を作りたい。
セミナーや講演などに参加してくれた方への振り返りに使用したい
イベントの内容や場の空気感を、参加してくれた人や新規顧客に向けて伝えたい、イベントの認知度を上げたい

など、なぜグラレコを入れたいと考えたのかを伝えてください。そうすることで、適切な準備ができ、効果的な記録が期待できます。

2.予算と日程を確認する

次に予算と日程を確認します。グラフィックレコーダーの料金は、時間や作業内容によって異なりますので、予算を設定し、希望する日程を伝えましょう。

また、会議の規模や内容に応じて必要な時間も異なるため、具体的なスケジュールを共有することが重要です。

依頼の流れ

みーちゃん

グラレコを依頼する時の流れについてお伝えいたします！

STEP

グラレコ当日の2週間以上前までに依頼する

グラフィックレコーダーは個人で活動されている方が多いです。

そのため、２週間以上前には依頼することで余裕を持って、スケジュール確保することができます。

STEP

グラレコ当日の1週間前までには資料を用意する

グラレコには準備時間が必要です。

セミナーや講演などのイベントであれば登壇者の情報（写真やプロフィールなど）や、当日のタイムスケジュール、ロゴデータやチラシイメージなど、事前に資料を共有することで万全の状態でグラレコすることができ、完成度がグッと高いものになります。

また、打ち合わせの際に、描いてほしいイメージや全体の流れなどを話し合っておくことでグラレコしやすくなり、当日がとてもスムーズになります。

※登壇者の方には、イベント前にグラレコが入ることをご説明ください
登壇者の方の中には、内容を描かれることを嫌がる人もいます。そのため、登壇者の方には、NG内容の有無や描いた資料を参加者に共有しても大丈夫かなど、確認しておくことをお勧めします。
誤った情報や拡散してほしくない情報を流してしまうことの防止につながります。

※グラレコをする場所を事前に決める

リアルでグラレコを描く場合、会場内にグラレコをするためのスペースも必要になってきます。また、模造紙かデジタルかによっても変わってきます。

デジタルであれば、机のみでも大丈夫ですが、電源を用意する必要があります。また、描いたグラレコを参加者に共有するのであればプロジェクターやケーブルの準備も必要となってきます。

模造紙の場合であれば、壁に貼るために壁の広さや壁質っも重要になってきます。壁が壁がでこぼこしていると描きにくく固定も難しくなります。その場合はホワイトボードを用意し、そこに模造紙を貼って描いてもらうなどの準備が必要になってきます。
事前に会場内の図面を用いたりし、描いてもらう場所を決めておきましょう。

STEP

グラレコの活用方法について伝える

グラレコをどのように活用するか、詳細を決めておきましょう！

イベント中に度々振り返りに使うのか、イベントの最後に活用するのかなど、グラレコをどのタイミングで共有するのかあらかじめグラフィックレコーダーに相談したりお伝えしておきましょう。

STEP

納品後のグラレコ修正等を確認する

グラレコ納品後に、グラレコの内容を修正する場合には、グラフィックレコーダーによっては追加料金が発生することや、修正自体が難しい場合もあります。事前にグラフィックレコーダーに確認しておくと安心です！

また、修正が必要な場合は、修正内容を整理しまとめて伝えると、お互いの負担が少なくて済むことがほとんどです。